Good practice 12: MR’en CSO Apeldoorn buigen zich over communicatie met de achterban

Uitkomsten MR-scan basis voor thema-avond

De GMR van Stichting Christelijk Speciaal Onderwijs (CSO) in Apeldoorn organiseert elk jaar  thema-avonden voor de medezeggenschapsraden van de stichting. De uitkomsten van de MR-scan op infowms.nl vormden de basis voor de laatste bijeenkomst met als thema communicatie.

CSO in Apeldoorn is een stichting met drie scholen voor speciaal onderwijs: De Zonnehoek, De Prinsenhof en De Boog. De drie scholen hebben elk een MR en de stichting heeft een GMR-platform. De GMR organiseert regelmatig thema-avonden voor de drie MR’en. GMR-voorzitter Marianne van der Plank: ‘Het is zo belangrijk om regelmatig ervaringen uit te wisselen en van elkaar te leren.’ De laatste thema-avond was gebaseerd op de uitkomsten van de MR-scan. Van der Plank hoorde over de scan op het  WMS-congres van november 2019 en zag meteen het voordeel. ‘We hebben alle MR-leden gevraagd de scan in te vullen en de rapportage naar mij toe te sturen. Uit de uitkomsten kwam naar voren dat de MR-leden het contact met hun achterban als onvoldoende ervaren. Reden om communicatie als thema te agenderen.’

Ervaringen uitwisselen

En zo zitten de MR-leden na een gezamenlijke maaltijd klaar om zich te buigen over de communicatie. De avond is samen met een externe trainer opgezet. Na een korte inleiding beantwoorden de MR-leden een aantal vragen rond communicatie vanuit hun eigen situatie. Daaruit blijkt dat zij al veel doen om aan medewerkers en ouders te laten zien waar zij mee bezig zijn. Zoals de regelmatige stukjes in de nieuwsbrief van de school, informatie op de schoolwebsite inclusief contactmogelijkheid, het aanwezig zijn op ouderavonden en koffie-ochtenden om ouders te informeren en te ontmoeten. Dit laatste omdat de meeste kinderen met speciaal vervoer naar school komen en de MR-leden de ouders daarom niet ontmoeten op het schoolplein. Ook mooi is het MR-jaarverslag, dat niet als tekst maar als infographic wordt opgemaakt. In de tweede ronde zitten de leden van de MR’en door elkaar en worden ervaringen uitgewisseld en gekeken waar verbetering mogelijk is. En dan blijken er toch verschillen in aanpak tussen de scholen te zijn die de discussie aanjagen. Er worden ideeën doorgegeven en puntjes op de i gezet.

Uitkomst

Uitkomst van de avond is dat de MR’en elk op hun eigen wijze al veel doen aan communicatie naar de achterban, maar dat ze zelf vooral behoefte hebben aan meer informatie vanuit de GMR, ondanks de korte lijnen. Ze spreken direct af om niet alleen mondeling verslag te doen, maar ook de notulen onderling uit te wisselen. Het liefst zouden ze met een digitaal platform werken waarin zowel de bestuurder als de GMR en de MR’en hun informatie voor elkaar beschikbaar maken. Ook die mogelijkheid wordt bekeken. Een speciaal item is de schoolapp, waarmee pushberichten naar alle ouders gestuurd worden. De vraag is of de MR’en dat medium ook kunnen inzetten als er nieuws is. 

Meer weten over de communicatie tussen de GMR en de MR of communicatie met ouders, download dan de handreikingen, deze vindt u hier.

MR-Scan

De digitale MR-scan volgt de thema’s uit het advies Goede medezeggenschap. Invullen kost slechts 10 minuten. Zijn de vragen beantwoord, dan ontvangt de invuller direct een rapportage op basis van de scores in zijn of haar mailbox. Zo wordt snel duidelijk wat goed gaat en waar de MR extra ondersteuning kan gebruiken. Ook  kunnen de uitkomsten dienen als basis voor een gesprek met elkaar of met de bestuurder om de wederzijdse verwachtingen en ambities te bespreken. Of, zoals in Apeldoorn, als basis voor een thema-avond. De scan vindt u hier

Dit is het twaalfde artikel in een serie over good practices ter inspiratie voor (gemeenschappelijke) medezeggenschapsraden.