Good practice 10: Samenwerking GMR en ambtelijk secretaris bij PCBO Apeldoorn

Duidelijke overlegstructuur, goedlopende processen

Wat is het voordeel van een ambtelijk secretaris voor een GMR? Leidt dit daadwerkelijk tot betere besluitvorming? We vroegen het GMR-voorzitter Paul Dalhuisen en Petra Borgonjen, ambtelijk secretaris van PCBO Apeldoorn (27 basisscholen). Dalhuisen is blij met de ondersteuning: ‘Petra regelt bijna alles voor ons: van het plannen van vergaderingen tot de informatievoorziening en de scholing. Hierdoor kunnen wij ons concentreren op de inhoud. Dat kost vaak al behoorlijk wat tijd.’

De GMR van PCBO bestaat uit veertien leden; zeven ouders en zeven leerkrachten. Ieder lid is contactpersoon voor de MR van de eigen school en één andere school en lid van één van de drie commissies: personeel, financiën (met ict en huisvesting) en onderwijs. Dalhuisen, jurist bij Medisch Spectrum Twente en ouder van drie kinderen op de Koningin Wilhelminaschool in Apeldoorn, licht toe: ‘Het werk is hierdoor goed verdeeld en we maken gebruik van ieders vaardigheden en kennis. Ik ben naast GMR-voorzitter lid van de commissie financiën, die zich soms met behoorlijk ingewikkelde onderwerpen bezighoudt, zoals de planning en het risicomanagement van nieuwbouw.’

Overlegstructuur

De GMR vergadert vijf à zes keer per jaar met de bestuurder. Tot twee weken voor deze vergadering ontvangen de leden de stukken. Borgonjen: ‘Ze hebben minimaal een week leestijd en komen dan bij elkaar in een commissiebijeenkomst waarin zij zich per commissie voorbereiden. Dan is er nog een week tijd om eventuele vragen en opmerkingen voor de GMR-vergadering aan de bestuurder te sturen. In het vergaderrooster zijn ook de data opgenomen van het directeurenoverleg en de bijeenkomsten van de bestuurder met de Raad van Toezicht. Zo hebben de GMR-leden zicht op de planning, omdat daar dezelfde voorgenomen besluiten worden geagendeerd.’ De commissiebijeenkomsten vinden elke keer op een andere school plaats. Dalhuisen: ‘We nodigen de betreffende MR uit om in de voorbereiding van de GMR te participeren. De directeur is vaak bij de inloop aanwezig en geeft ons een korte rondleiding. Zo krijgen we een goed beeld van alle scholen die we vertegenwoordigen.’

Ondersteuning

De GMR heeft een besloten website ter beschikking waar de leden, maar ook MR-leden en schooldirecteuren, op in kunnen loggen voor informatie, de planning en de notulen. Borgonjen houdt het archief op orde, informeert de (G)MR-leden over veranderingen in de wetgeving en adviseert indien nodig individuele (nieuwe) leden. Ook coördineert ze de scholing voor alle (G)MR-leden. ‘Door cursussen voor meer raden te organiseren, hoeven we niet het volledige medezeggenschapsbudget te spenderen’.  Daarnaast stimuleert Borgonjen het onderlinge contact tussen de medezeggenschapsraden. ‘We organiseren jaarlijks thema-avonden, bijvoorbeeld over de nieuwe cao of het veranderen van schooltijden.’ Een thema dat de GMR en bestuur samen dit schooljaar willen oppakken is de professionalisering en bevordering van participatie door de MR’en. Die participatie verschilt nogal per school. Dalhuisen: ‘De vraag is wat we daar als GMR aan kunnen doen. Het is niet onze primaire verantwoordelijkheid, maar we kunnen de MR’en wel faciliteren. We gaan er met het bestuur over in gesprek en inventariseren de mogelijkheden.’

Klankbord  

De ondersteuning van de ambtelijk secretaris werpt bij PCBO Apeldoorn dus z’n vruchten af. Mede hierdoor is de GMR een kritische gesprekspartner voor de Raad van Bestuur. Dalhuisen: ‘De bestuurder pakt onze adviezen goed op en dat leidt aantoonbaar tot betere bestuursbesluiten. Ook zien we dat de communicatie over het beleid verbetert. Het bestuur gebruikt de GMR bij nieuwe plannen steeds eerder als klankbord. En dat maakt het medezeggenschapswerk veel interessanter.’

Dit is het tiende artikel in een serie over good practices ter inspiratie voor (gemeenschappelijke) medezeggenschapsraden.