Thema: Faciliteiten, informatierecht en professionalisering

15. We informeren elkaar zo volledig mogelijk

Het schoolbestuur stuurt de MR op eigen initiatief alle informatie die de raad nodig heeft om zijn taak te vervullen. Indien de MR andere of aanvullende inlichtingen vraagt, verstrekt het schoolbestuur deze of antwoordt het met een gemotiveerde weigering. Over (tijdelijke) geheimhouding maken de MR en het schoolbestuur afspraken. 

De MR wint waar nodig aanvullende informatie in uit openbare bronnen, achterbanraadpleging en externe deskundigen. De MR stelt de overlegpartner op de hoogte van deze informatie, voor zover van belang voor de te maken afspraken of het te voeren beleid. 

Achtergrond:
De MR heeft recht op informatie van het schoolbestuur, want zonder die informatie kan hij geen goede adviezen geven en niet onderbouwen waarom hij wel of niet instemt met een voorgenomen besluit. De kwaliteit van de besluitvorming staat of valt bij de volledigheid van de informatie. Een MR kan alleen constructief en op gelijkwaardig niveau participeren in de beleidsvorming als hij volledig geïnformeerd wordt. Ook is een meedenkende MR zonder een adequate informatievoorziening niet denkbaar. Het schoolbestuur handelt daarom in zijn eigen belang als het uit eigener beweging de MR van zoveel mogelijk relevante informatie voorziet en niet afwacht totdat erom wordt gevraagd. 

Volgens uitspraken van de Landelijke Commissie voor Geschillen WMS dient de MR in ieder geval alle relevante stukken en achterliggende informatie te ontvangen die verband houden met een verzoek om advies of instemming. De Ondernemingskamer van het gerechtshof in Amsterdam voegt daaraan toe dat het in beginsel aan de MR is om te bepalen welke informatie de raad voor de vervulling van zijn taak nodig heeft. Dit geldt ook voor geledingen indien er een zelfstandige bevoegdheid van die geleding aan de orde is, maar niet voor individuele leden. 

De MR kan de door het schoolbestuur verstrekte informatie aanvullen dan wel verifiëren aan de hand van andere bronnen. Denk aan informatie vanuit de achterban, gemeente, Rijksoverheid, landelijke onderwijsorganisaties en relevante externe partijen. Als deze extra informatie een rol speelt in de advisering of instemming door de MR, is het fatsoenlijk om de overlegpartner hiervan op de hoogte te stellen, inclusief het achterliggende materiaal. 

De WMS geeft de MR een breed en algemeen informatierecht: De medezeggenschapsraad ontvangt van het bevoegd gezag, al dan niet gevraagd, tijdig alle inlichtingen die deze voor de vervulling van zijn taakredelijkerwijze nodig heeft. 

Achter deze simpele bepaling schuilt een belangrijk grondbeginsel voor goede medezeggenschap, waarbij eigenlijk het gezond verstand al tot de wenselijke uitkomst leidt. 

De elementen in de wettelijke beschrijving zijn als volgt te begrijpen: 

Tijdig: de informatie komt op zodanig tijdstip dat de MR voldoende tijd heeft zich er een (onafhankelijk) oordeel over te vormen. Het oordeel van de MR is nog relevant voor het uiteindelijke besluit. Tijdsdruk speelt in de praktijk nog wel eens mee bij ingrijpende besluiten, bijvoorbeeld rond fusie, aanstellingen en samenwerking. Het schoolbestuur kan de rol van de MR niet marginaliseren door met tijdsdruk te schermen, blijkt uit jurisprudentie. 

Alle inlichtingen: Onvolledige of onbegrijpelijke informatie houdt de besluitvorming alleen maar op. Zeker bij financiële stukken, maar ook bij andere documenten moet het schoolbestuur er rekening mee houden dat een groot deel van de MR-leden niet in het onderwijs werkzaam is. De begrijpelijkheid van de informatie is de verantwoordelijkheid van bestuurders en schoolleiders. Het schoolbestuur zorgt ervoor dat voorstellen aan de MR steeds zijn voorzien van de beweegredenen, de status van het document en een vermelding van het voorgenomen tijdspad. Zo kan de MR op basis van alle relevante gegevens advies uitbrengen of een besluit nemen over de gevraagde instemming. 

Redelijkerwijze nodig: Met deze op het eerste gezicht vage en open norm kan de praktijk van de medezeggenschap toch heel goed uit de voeten. Bij twijfel kan de volgende aanpak helpen:

  1.  De MR vraagt gemotiveerd om bepaalde informatie, dus inclusief uitleg waarom de MR meent deze informatie nodig te hebben en voor welke werkzaamheden.
  2.  Het schoolbestuur beantwoordt nu enkele vragen:
  • Delen wij de opvatting dat de informatie redelijkerwijs nodig is?
  • Informatie niet nodig? Laat dit dan gemotiveerd aan de MR weten​
  • Informatie wel nodig? Zijn er zwaarwegende gronden waarom de informatie niet verstrekt kan worden (ook niet op basis van vertrouwelijkheid)?
  • Kan niet verstrekt worden? Laat dit dan gemotiveerd aan de MR weten.
  • Kan alleen verstrekt worden onder geheimhouding? Motiveer de noodzaak van geheimhouding.
  • Zo nee, verstrek de informatie direct of geef aan wanneer de MR het materiaal tegemoet kan zien. Informatie weigeren is denkbaar als de privacy van personen in het geding komt en als de belangen van openbaarmaking niet opwegen tegen de schade die het schenden van de privacy met zich meebrengt of aan de situatie, dat het openbaren van gegevens de school ernstige schade zou kunnen toebrengen. In dit soort gevallen kan de MR toch worden geïnformeerd inclusief een blijvende geheimhoudingsplicht rond de privacyaspecten. Denk aan een verdenking van fraude of andere ernstige misdragingen.Over geheimhouding moeten MR en overlegpartner heldere afspraken maken. De vertrouwelijkheid mag er nooit toe leiden dat de MR geen adviseurs kan raadplegen. Vanzelfsprekend zijn deze, met name te noemen adviseurs gebonden aan dezelfde geheimhouding en de MR dient ze hierop te wijzen.Geheimhouding van een onderwerp zal doorgaans tijdelijk zijn in verband met de noodzaak van de MR om de achterban te informeren en te raadplegen. Geheimhouding over persoonsgebonden aspecten van een onderwerp kan structureel blijven. De MR moet ervoor waken dat vertrouwelijkheid en geheimhouding de relatie met de achterban niet verstoort. 

16. We zijn een lerende organisatie

Het schoolbestuur stelt de MR op de hoogte van de door de klachtencommissie gegrond verklaarde klachten en bespreekt met de MR de te nemen maatregelen. Maar ook de niet gegrond verklaarde klachten en de informeel, intern geuite klachten kunnen vanwege het leereffect worden besproken. De school laat aan alle bij de school betrokkenen zien hoe ze met klachten omgaat. De privacy van personen wordt daarbij in acht genomen. De MR ziet hierop toe. 

Achtergrond 
De kwaliteit van het onderwijs en de sfeer op school wordt beter als er van gemaakte fouten en ontstane misverstanden wordt geleerd. Volgens de wet behoort de MR ‘terstond’ informatie over alle gegrond verklaarde klachten te ontvangen. Ook behoort de MR op de hoogte te worden gesteld van de maatregelen die de school naar aanleiding van deze klachten neemt. 

Maar ook ten aanzien van niet gegrond verklaarde klachten kan steeds worden bekeken of ze leermomenten bevatten en tot verbetermaatregelen aanleiding geven. Verder blijkt uit het rapport ‘Werkt de klachtenregeling? Evaluatie klachtenregeling funderend onderwijs’ dat veruit de meeste klachten door de school zelf worden afgehandeld en dat maar een fractie bij de (landelijke) klachtencommissies terecht komt. Voor een optimaal leereffect kan het daarom zinvol zijn dat de school ook veelvoorkomende, of zich steeds repeterende, informele klachten met de MR bespreekt. Het is daarbij niet de bedoeling dat op individuele gevallen wordt ingegaan. Het gaat immers om te komen tot beleidsmatige verbeteringen. De school laat aan alle bij de schoolbetrokkenen weten wat ze met klachten doet, zodat iedereen kan zien dat er serieus met klachten wordt omgegaan. De MR ziet hierop toe. 

17. We zorgen voor voldoende expertise en faciliteiten

De MR-leden zorgen ervoor dat ze hun taak goed kunnen vervullen. Ze zijn op de hoogte van relevante wetten en regels, houden hun vakliteratuur bij en volgen scholing. Om dit mogelijk te maken stelt het schoolbestuur faciliteiten beschikbaar, gebaseerd op het activiteitenplan van de MR. De MR legt in het jaarverslag verantwoording af over de besteding van de faciliteiten. 

Achtergrond:
De MR levert een bijdrage aan de kwaliteit van de besluitvorming, de uiteindelijk te nemen besluiten en het realiseren van draagvlak voor deze besluiten. De overlegpartner mag daarom verwachten dat de raad goed beslagen ten ijs komt en onderbouwde adviezen uitbrengt. Het MR-werk beperkt zich niet tot vergaderen, maar betekent ook een investering in scholing en vereist kennisname van vakliteratuur alsmede contact met vakbonden, ouderorganisaties en andere relevante externe partijen. 

Om voldoende expertise van de MR-leden te kunnen bereiken moet het schoolbestuur ze in de gelegenheid stellen om scholing te volgen en waar nodig externe deskundigen in te schakelen. Een vergoeding van deze medezeggenschaps-ondersteunende activiteiten dient periodiek te worden afgesproken. 

Met inachtneming van het activiteitenplan komen alle in redelijkheid te maken kosten voor de medezeggenschapsactiviteiten voor rekening van de school. Bekende posten zijn scholing, inhuur van deskundigen, informeren en raadplegen van de achterban, het voeren van rechtsgedingen wanneer noodzakelijk. De MR stelt het schoolbestuur in kennis van de te maken kosten voordat het zo ver komt, verwijzend naar het activiteitenplan of een concreet voornemen. Een faciliteitenregeling legt de uitwerking van een en ander vast, inclusief verantwoording. Een jaarverslag van de MR is de voor de hand liggende methode. 

Scholing en professionalisering van de MR-leden houdt rekening met de specifieke behoeften van de afzonderlijke geledingen. Voor de leerling geleding kan bijvoorbeeld aanvullende scholing nodig zijn. Ook is het denkbaar vanwege de medezeggenschap leerlingenraden te faciliteren, zodat de leerling geleding in de MR een structureel contact kan onderhouden met haar achterban. Langs die weg vergaart de leerling geleding effectief en efficiënt input voor haar eigen bijdrage aan de MR-vergaderingen. 

De leden van het personeelsdeel van de MR doen het medezeggenschapswerk in werktijd.